「上司に信頼される話し方 部下を傷つけない話し方」　比嘉 華奈江

こんにちは、あっきーです！

話し方で職場の人間関係は大きく変わります。例えば

このような日常での困りごとを解決したい方は、話し方を改善するだけで悩みは解決します。

コミュニケーションは人生を豊かにする手段です。円滑な人間関係を築くためには、コミュニケーションは必須です。もし、あなたが上司に対して、部下に対して、同僚に対して、コミュニケーションに悩んでいるのであれば、今回紹介するアクションプランを試してください。

今回のブログでは上司からも部下からも信頼される話し方を17個解説していきます。このブログがタメになった、参考になった人は、是非コメントをお願いします。

1.挨拶は自分からする

2.復唱して相手に安心感を与える

このような経験をしている上司は、「分かりました」という言葉を、良い意味で信用していないです。だからこそ部下の方から、「かしこまりました。確認していいですか?」と切り出してくれたら上司は嬉しくなります。そして、上司から言われた内容を要約して復唱すると、どこが伝わっていて、どこが伝わっていないのかを上司も発見できます。

さらに確認したい点や締切日などをまとめて聞くことで、すり合わせができます。お互いの頭の中で、目指すゴールイメージや進め方を共有することができるため、上司は安心します。

3.自信がないときは思い切って聞く

初めての仕事を依頼されて、上司が丁寧に説明してくれたものの、理解が追い付かないときがあります。また、上司が忙しそうで、何度も質問するのも申し訳なく思って、自信が持てないまま「多分、大丈夫です」と言ってしまうことがあります。

「多分」という言葉は「おそらく」という曖昧さを含む言葉です。仕事の現場では、できる限り使わない方が良いです。自分の中で意味が理解できなかったり、聞き逃した部分があったときは、自信をもって「もう一度、教えていただけないでしょうか?」と確認してください。

弱々しく言われると、あなたが上司だったら、依頼すること自体が不安になります。背筋を伸ばしてハキハキと落ち着いた声で聞いてください。そうすることであなたの好感度が上がります。

4.自分のペースで声をかけない

テレワークの良いところを挙げると、「仕事に集中できる」ことです。出社すると、特に部下をたくさん持つ上司は、色々な人から「ちょっといいですか?」と言われます。部下に頼りにされて、相談してくれることは上司としては嬉しいです。ただ、その嬉しさと引き換えに、時間が奪われて、自分の仕事に取り掛かれない、というジレンマを抱えている上司は少なくないです。

相手の時間を奪わないように、思いやりを持ってコミュニケーションを取ることが、上司の仕事をスムーズにするだけでなく、チームメンバー自身の考える力と仕事の段取り力向上にもつながります。

5.仕事にやりがいを見出せない時は、自分を深掘りする

「仕事において大事なことは何か?」と質問すると、20代の人から挙がってくるキーワードで多いのは、「楽しさ」です。一言で「楽しさ」と言っても、人それぞれです。チームワークが取れている状態を楽しいと感じる人もいますし、一人でコツコツ技術を磨く時間を楽しいと感じる人もいます。

「今の自分」に焦点を当てて、その楽しさの根源を得るためには、何ができるか?を上司と共に考えていくと、思わぬサポートが得られるかもしれないです。

「楽しさ」や「やりがい」については、どこの職場でどんな役割を担っていても、求めたいテーマがあるはずです。だからこそ、「それってどういう状態なのか」と自分への深掘りから始めてみてください。

6.どのように行動を変えるのかを具体的に伝える

特に上司は何度も同じことを伝えているのに、部下の改善が見られない場合、ついつい相手を追い詰めるような言い方になってしまうことがあります。そのようなときは、前回の会話の際に、自分と上司との間で、改善策のすり合わせが行われていないまま、終了している可能性があります。

上司との会話の中で、「次はどう行動を改善したらいいのか」を部下であるあなたの方から言葉にしてください。上司に注意されたり、改善点を指導されたりする時間は、嬉しい時間ではないです。早く終わらせたいと思うかもしれないです。

7.上司に自分の苦手を伝えてみる

しかし、「不得意だからできない」「不得意だからやりたくない」と言うのは、最初からあきらめていると受け取られるのでNGです。「実はこういう理由で苦手です。お時間あるときに、教えていただけないでしょうか?」と表現すると、受け入れられやすく、さらには、正直で向上心がある人と上司に好印象を与えます。

上司にとっては、

を把握できていると、仕事の依頼方法や割り振りに工夫ができるため、とても貴重な情報となります。

8.人は責めずに事情を尋ねる

物事の原因を明らかにすることが必要な時があります。

「なぜ繁忙期でもないのにイレギュラーが多いのか」のように、「なぜ」を繰り返して原因を究明すると、相手は自分が責められているように感じてしまいます。そんなときは、「なぜ」を「なに」に変えてください。「何があって残業が続いているのか」という感じです。

9.ミスそのものではなく、部下の環境を思いやる

部下のミスが多いときは、「最近ミスが多いな」となります。しかも普段はしないようなミスが続くと、「何をやっているんだ」と言いたくなるものです。

部下自身も、自己嫌悪に陥る辛い状態です。そんなときはまず、「以前の部下」と「今の部下」を比べてみてください。以前はできていたことが今はできていないとしたなら、疲れていたり、仕事以外のことが原因で仕事に集中できなかったりする環境があるかもしれないです。

プライベートな事情で休みの日の過ごし方が変わってしまったり、親の介護などの事情など、人に話しにくいことが原因かもしれないです。

10.部下の大事にしている価値観を知る

価値観とは、その人が大事にしていることです。価値観は、行動に影響を与えます。

人は、自分がどんな価値観を持って仕事をしているのか、自覚がない場合も多いです。しかし、基本的には自分が大事にしていることを尊重したい生き物です。

この変化の激しい時代には、一人ひとりが「スピード感」を持って日々の仕事を進めることを目指している組織も多いです。ある方向に部下に動いてほしければ、まずは部下が大切にしている価値観を質問してみてください。

そしてどんな答えが返ってきても、受け止めてください。否定せずに受け止めてから、一緒に解決策を考えてください。そうすると、部下はやる気を損なわずに工夫し始めます。

11.部下の避けたいことを知る

部下やチームメンバーの「これだけはやりたくないこと」を知らない上司は多いです。「大事にしていること」と同じくらい、「避けたいこと」もやる気に影響を与えるものの一つになります。

昔ながらの慣習で、全部署を一回は経験させようという方針であれば、その仕組みすら見直すことも、組織マネジメントには必要かもしれないです。

12.人格否定しない

特に「怒り」の感情は、身近な家族や部下に対しては、一瞬にして口から出てしまうことがあります。人格を否定する言葉は、部下本人だけでなく、周りのメンバーも傷つけます。

怒りの感情自体は悪くないです。ただ、瞬時に人格を否定してしまって、後悔はしたくないです。そんな時は、「私は今、怒っている」とまずは、自分の怒りの感情を認識しながら一呼吸おいてください。

「怒っている」と認識したり、言葉にする数秒で、多少の冷静さを取り戻すことができます。そして、「信頼していたから残念」「やってくれると思っていたのにがっかりした」など、期待の言葉と気持ちを伝えてください。

13.任せたなら否定しない

これまでトップダウンが多かった組織の場合、体制を変えるのに苦労します。なぜなら、メンバーのみんなは「意見を出す」ということに慣れていないからです。また、会社も「任せる」ということに慣れていないからです。上司の人にお願いすることは、任せたなら最初は見守ってあげてください。

「これはどうかな」と思うような内容でも、部下が自分で考えたものには、部下の思いが入っています。実行されれば、「自分たちの意見も採用される」という自信に繋がります。

それを繰り返しながら、部下はどんどん質を高めます。よほどのことがない限り、任せる際には、「おもしろそうだから、やってみて」と伝えてください。そこを超えられるか否かが主体的な組織作りを左右します。

14.一緒に作り上げる姿勢を持つ

そして、意見交換を通して、対等に議論ができる相手か否かがお互いに分かります。未来をイメージしたときに、あまりに方向性やゴールイメージが合わなかったり、意見が対立して歩み寄れなかったりした場合は、協力してもらったとしても、どこかのタイミングでうまくいかなくなってしまいます。

逆に、意見が違ったとしても、互いに尊重しながら、ゴールをすり合わせたり、新しいものを生み出す会話ができたりする相手であれば、「一緒にやるとおもしろいのが生まれそう」と思えます。日頃から、意見を交換する機会を頻繁に取るようにしてください。お互いの考え方や価値観が分かり、いざというときに味方になれる関係性が築けます。

15.実現可能な小さな約束をする

同僚との情報交換は貴重です。部下のような役割に縛られずに、雑談を通して、お互いに助けになるような話ができる機会です。そんな機会を持ちたくて、「今度食事でも行こう」と話をすることがよくあります。

社交辞令で言ったつもりではないですが、日程を決めていなかったために結果的に実現せずに終わってしまうことが多いです。そして、また久しぶりに会って、同じ会話を繰り返します。それが続くと、「あの人は、いつも口だけだ」というマイナスな印象を、お互いに持ってしまう可能性があります。

ぜひ、実現可能な小さな約束をしてみてください。食事に行ったり、飲みに行ったりするのが少しハードルが高いと思うなら、「1時間でいいからお茶しよう」のように提案して、お互いの負担を減らすことも大切です。

16.時には弱みを見せる

最近、「自分が抱えている悩みを誰にも話せず苦しい」という話を聞きます。SNSなどでは、誰かの成功話やうまくいっている話が目立って、他人はあたかも悩みなんてないかのように思えます。

さらに、僕たちは、

という、世間の目や固定観念に縛られて生きています。そんな環境のせいか、誰かに相談したら変な目で見られるのではないかと考えて、勇気が出ないことがあります。

キャリアを重ねていくと、同僚たちもそれぞれ昇進したり、リーダーに抜擢されたり、ますます弱音や悩みを話しにくい状態になっています。

人を頼ることができる人は、人から頼りにされる人です。

17.陰口で言わない

その場にいない人の話を長々とするのは避けてください。会議でも同じです。会議の場では直接意見を言わないのに、会議が終わってから、決定したことに対して愚痴を言ったり、会議の中で出た意見に対して、あの人の意見はどうだったと、その人がいないところでいう人がいますが、このような人は同僚から信頼されないです。

ぜひ、本人に聞いたり、確認する勇気を持ってください。直接本人に確認してみるだけで、お互いに歩み寄る一歩になります。

そのことによって、周りもあなたの愚痴に付き合う時間が減って、生産性が高まります。いつも同僚に愚痴や批判を言うのはやめてください。直接本人に聞ける質問力を身につけることが大切です。

まとめ

解説は以上です。
今回は、上司や部下や同僚に対して、信頼できる話し方を紹介しました。

もしも今まであまり意識したことが無い部分があれば、一つでも二つでも、新たに取り入れてみてください。実践の中で、すぐに言葉が出てこないときもあると思います。そんなときは、目の前の相手が全身を使って発しているものを「聴く」ことに集中してみてください。

必ず何かを感じ取れます。正解や間違いはないです。一番大切なのは、コミュニケーションを楽しむことです。会社組織の中で、あなたが信頼される立場になれば、人間関係に悩むことは少なくなります。仕事の生産性はコミュニケーションのやり方で高めることができます。それが人生を豊かにする一歩になります。今回の解説が良かった、タメになった人は、コメントをお願いします。

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