こんにちは、あっきーです！
TO DOリストにやることを書き出す、仕事に優先順位をつける、スケジュール表を作るなど、どれもタイムマネジメントには必須の方法とされています。しかし試したものの、結局は続かなかった人も多いと思います。なぜこうなってしまうのでしょうか?
原因は私達の脳の仕組みにあります。
ある有益な指針が与えられれば、人はそれに従って行動できるというのは幻想です。ですが、今度こそ、仕事から追われる日々に永遠の別れを告げることができるはずです。
この本では、戦略的「すぐやらない」時間管理術を17個紹介していますが、このブログでは8個に厳選して解説していきます。
これまで、いろいろな時間管理術を試しては、挫折してきた人におすすめのブログです。
このブログが勉強になった、もっと詳しく知りたいと思った人はコメントください。
Contents
「忙しいだけの仕事」を捨てる
「のんびりテレビを見る時間」を新しい仕事に振り替えられるなら問題ないです。問題になるのは、すでに予定がいっぱいの場合です。単に「仕事をこなす」ことと「目標に向けて行動する」ことは違います。
つまり、毎日忙しく、たくさんの仕事をこなしている人が「よい仕事をしている」とは限らないです。
あちこち飛び回って、 慌ただしくしている人の方が、静かに座って計画を練る人より忙しそうに見えないですか?あなたの上司や同僚はもちろん、あなた自身も自分に対してそんな誤解をしがちです。
しかし、はっきり言ってしまえば、「忙しいだけの仕事」は「本当の仕事」をしない口実に過ぎないです。また、「忙しいだけの仕事」は、人、立場それぞれで違います。ある人には「本当の仕事」でも、別の人には「忙しいだけの仕事」だということもあります。
例えば、アシスタントに任せるべき仕事を自分でした場合、それは「忙しいだけの仕事」をしたに過ぎないです。 そして、アシスタントの方は「本当の仕事」をするチャンスを逃したことになります。あなたの仕事のうち、どれが「本当の仕事」なのかを明確にしてください。
見極めるべきは仕事だけではなく、あなたの人生でも同じです。
▼「本当の仕事」だけが、 あなたの人生に直接かかわることになる
- 新しい仕事が出てきたら、まずは既存の仕事への影響を考える。単に「仕事をこなす」ことと「目標に向けて行動する」ことは違う。
- 毎日忙しく、たくさんの仕事をこなしている人が「よい仕事をしている」とは限らない。あなたの仕事のうち、どれが「本当の仕事」なのかを明確に。
- 見極めるべきは仕事だけではなく、あなたの人生でも同じ。 「本当の仕事」だけが、 あなたの人生に直接かかわることになる。
すぐやらずに、一度考える
しかし、この方法には大きな問題があります。それは、「本当の仕事」を忘れて 「忙しいだけの仕事」に飛びつく元凶になってしまうということです。
「本当の仕事」を見極め、目標に近づく極意を一つ提案するなら、「できない「イエス」は言わない」ことです。
もっと簡単に言えば「まず『ノー』と言ってしまう」ことです。
「ノー」と言う技術が身についていなければ、仕事がいくらできるようになっても 「忙しいだけの仕事」が増えるだけです。仕事の効率がよくなって時間の余裕ができると、そこには必ず新しい仕事が押し寄せてきます。そこに「忙しいだけの仕事」を入れて、それをテキパキと片づけたところで、「本当の仕事」には何の影響もないです。
さらに注意すべきは、無意識のうちに「忙しいだけの仕事」の出現を願い、それを「本当の仕事」をしない言い訳にしてしまうことです。ビジネスでもプライベートでも、予定がいっぱいという状況は、まず間違いなく「忙しいだけの仕事」を言い訳にして「本当の仕事」を避けているという状態です。「なぜ、私はいつも忙しいのか?」をよく考え、逃避行動のメカニズムを知ることが、生産性の低い忙しさから脱出する第一歩です。
新しい仕事が来たら、引き受ける前に必ず「この仕事は、既存の仕事より価値があるか?」をまず自分に問いかけてください。
▼「本当の仕事」を見極め、目標に近づく極意は、「できない「イエス」は言わない」こと
- 「すぐやる」という方法は、「本当の仕事」を忘れて 「忙しいだけの仕事」に飛びつく元凶になってしまう。
- 「本当の仕事」を見極め、目標に近づく極意は、「できない「イエス」は言わない」こと。もっと簡単に言えば「まず『ノー』と言ってしまう」こと。新しい仕事が来たら、引き受ける前に必ず「この仕事は、既存の仕事より価値があるか?」をまず自分に問いかけること。
何か頼まれた時のとりあえずの反応を「イエス」から「ノー」に変える
嫌な素振りをしてはいけないです。反対に、弱気になったり、悩んだりするのは禁物です。また、弁解してはダメです。
あなたの価値観に基づいて、理由を説明してください。
もし、仕事を頼んだのがあなたの上司なら「今の仕事の大切さを考えると、新しい仕事は難しいと思います。期限を延ばしていい仕事はあるでしょうか?
そうすれば、この仕事に取りかかれると思います」とあなたの現状を説明してください。ここでも、落ち着いたトーンでの発声を忘れないでください。もし、「ノー」と言った後で気持ちが変わり、やはりその仕事を引き受けると決めるならば、それは問題ないです。その仕事がしたいから引き受けるのであって、義務感だけで仕事をしてはいけないということです。
くり返しますが、 大切なのは、まず「ノー」と言ってしまうことです。
▼「心から「イエス」と言えるか?」を自分に問いかけてみる
- 「ノー」と言うコツはまず、「ノー」と言う時は、落ち着いたトーンでの発声を意識。 嫌な素振りをしてはいけない。
- 反対に、弱気になったり、悩んだりするのは禁物。 あなたの価値観に基づいて、理由を説明。大切なのは、まず「ノー」と言ってしまうこと。しかたなく引き受けたり「悪いなぁ」と思いつつ断るのではなく、「心から「イエス」と言えるか?」を自分に問いかけてみる。
最強のマネジメント・ツール「クローズ・リスト」を使う
追加の仕事に制限がないので、1日の仕事の終わりに、朝よりも「未完了の項目」が増えていることもあるかもしれないです。
つまり、オープン・リストに頼っていると、いつまでたっても仕事が終わらないのです。気になる仕事から片づけて、その他を後に回していれば「やり残し」の仕事の山ができるばかりです。
一方で、状況を把握して仕事を進めるミックのやり方がクローズ・リスト方式です。
能力を超えた仕事の予約は受け付けないのです。そのおかげで、仕事を完了するまでの時間を相手も知ることができます。いつまでも待たされることがないです。仕事を「明日やる」メリットは、クローズ・リストをフル活用できるということなのです。
クローズ・リストは、仕事に制限を設けて効率を上げる手法です。使い勝手においてもオープン・リストを上回ります。仕事の範囲に制限を設けているからです。クローズ・リストの典型が「チェック・リスト」です。
タイム・マネジメントの本には、たいてい「TODOリストを作れ」と書いてあります。それほどTODOリストは時間管理の定番です。しかし、TODOリストを継続できたという話は、ほとんど聞かないです。続けている人は「仕事のやりがいはTODOリストの項目を消すことだ」という状態です。これでは「リストの奴隷」です。
ムダなく効率よく働くためにチェック・リストは不可欠です。新しい仕事に取りかかる時は「必要な行動のチェック・リストを作る」ことを習慣にしてください。
チェック・リストを作ってみると、「いつかやろう」と思いつつ、抵抗感が大きくてずっと先のばしにしていたことに、すんなり着手できるはずです。
▼新しい仕事に取りかかる時は「必要な行動のチェック・リストを作る」ことを習慣に
- ムダなく効率よく働くためにチェック・リストは不可欠。新しい仕事に取りかかる時は「必要な行動のチェック・リストを作る」ことを習慣に。
- チェック・リストを作ってみると、「いつかやろう」と思いつつ、抵抗感が大きくてずっと先のばしにしていたことに、すんなり着手できるはず。
チェック・リストを細分化して項目を増やす
今、仮に12項目の仕事があり、邪魔は入らず、新規の仕事もない日があったとします。仕事が終われば帰宅できます。この12の仕事には関連性はないです。仕事の種類はさまざまです。
量のあるもの、難しいもの、やりたくないもの、急ぎのもの、重大ものとバラエティに富んでいます。ここで質問です。 どの仕事から取りかかるべきです。正解は「どれでもOK」です。 仕事を終わらせるのが前提なら、どういう順番でやっても問題はないからです。
しかし、すべてが終わらない可能性があるなら話は別です。「やり残し」は翌日のリストに追加されます。それが続けば膨大な「やり残し」の山ができるのは明白です。
実は、優先順位の問題はここにあります。いつも同じ方法で優先順位をつければ、必ず同じような仕事がやり残しになります。緊急な仕事に取り組む人は、どんな仕事も緊急になるまでやらないことになってしまいます。
重要な仕事を選ぶ人は、重要度の低い仕事には目もくれないのです。
この問題を解決するには、全体の仕事量を適切に保つしかないです。できない仕事を引き受けない方がよいのはそのためです。それを実現するのが、このクローズ・リストです。
クローズ・リストの考え方は、やり残した仕事の管理にも有効です。遅れている仕事を「やり残し」のフォルダに放り込み、整理します。
▼重要な仕事を選ぶ人は、重要度の低い仕事には目もくれない
- プロジェクトの中身を細分化すればするほど、仕事は完璧になり、個々の項目の達成が容易になる。 仕事を終わらせるのが前提なら、どういう順番でやっても問題ない。
- 重要な仕事を選ぶ人は、重要度の低い仕事には目もくれない。「やり残し」問題を解決するには、全体の仕事量を適切に保つしかない。クローズ・リストの考え方は、やり残した仕事の管理にも有効。「ファースト・タスク」として処理する。
最優先の仕事をファースト・タスクにする
- 「とにかく、する (Do)」
- 「一番初めに、する (First)」
- 「毎日、する (Everyday)」
「とにかく、する (Do)」ですが、仕事を終わらせるには、仕事を「する」しかないです。何もしなければ仕事は進まないままです。気分が乗らない時でも、取りかかりさえすれば、実際には思った以上に仕事に取り組めるものです。成功への一歩を進んだことに違いはないです。
次に、「一番初めに、する (First)」は、ファースト・タスクになるくらいですから、あなたにとって大切な仕事であることはもちろんです。ですが、「つらいから手をつけたくない」と放っておきたくなるような恐怖感のある仕事でもある可能性があります。ですが、先延ばしという事態を防ぐためにも、朝、何よりも先に、たった5分間でもよいので、とにかくすることです。
そして、「 毎日、する (Everyday)」は、とにかく「毎日」 やることが大切です。
「毎日」の定義はあなた次第です。1週間に7日という場合もあれば、週末を除いた週5日の場合もあると思います。 大切なのは、あなたが決めたとおりに、毎日欠かさずやることです。
ただし、毎日の目標が大きくならないように気を付けてください。「5分間だけでもいい」と思うから、毎日朝一番に取り組めます。 失敗は失敗を生み、成功は成功をさらに拡大します。
ファースト・タスクの達成には、成功体験の積み重ねが大切です。気分が乗る日はやれるだけ、調子の出ない日は5分間で大丈夫です。
「毎日」する効果は、あなたの期待をはるかに超えることです。
▼ファースト・タスクの達成には、成功体験の積み重ねが大切
- ファースト・タスクは、あなたが 「今、最も進めたい仕事」。
- 進め方の順序は、「とにかく、する (Do)」「一番初めに、する (First)」「毎日、する (Everyday)」。 ファースト・タスクの達成には、成功体験の積み重ねが大切。気分が乗る日はやれるだけ、調子の出ない日は5分間で大丈夫。 「毎日」する効果は、あなたの期待をはるかに超える。
「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」と考える
つまり、常に仕事に1日分のゆとりを設ける考え方です。
手順は、ステップ1「今日、新たに発生した仕事を集めておく」ステップ2「仕事を類別する」ステップ3「類別した方針に従って、翌日まとめて処理する」です。
「マニャーナの法則」に従えば、メールは着信日の翌日にまとめて処理することになります。狙いは、一定量の仕事をまとめて処理することで、処理効率を上げることです。処理のできたものから消去すれば、進捗状況は一目瞭然でわかります。集中して処理すれば、残りのメールが減っていくのがわかります。モチベーションも高まります。その結果、さらに処理時間も短くなります。
電話で連絡をもらったから、必ず緊急ということではないはずです。 すべての電話に反射的に反応せず、内容次第で「今日中に」か「明日やる」かを判断してください。基本は「明日やる」です。 先にそれだけを伝えておけば、相手も心配することはないはずです。もちろん、メッセージの内容を書きとめておくことが大事です。
- まず処理法について説明します。書類は、メールとは違って、整理をしにくいのが難点です。書類はいろいろな場所から出てきます。オフィスはあっという間に書類だらけになります。
- 書類整理の第一歩は、新規の書類を置く場所を1ヶ所に絞ることです。まずは、そのためのトレイAを用意してください。 トレイAは、あくまで「新規の書類入れ」です。ここに入れていいのは「翌日の処理待ちの書類」だけです。 他の書類を入れてはいけないです。
- トレイAに入れた書類は、当日1日は積み上がるままに任せておきます。そして、次の日にまとめて処理することです。その日に出た書類はすべてトレイAに入れるだけです。1日分の書類は、その日の終わりに、トレイAから別のトレイBに移します。こうすることで、トレイBは翌日1日の仕事のクローズ・リストになります。今日、新たに届いた書類は、トレイAに入れるだけですから、トレイBのクローズ・リストの処理中に、新しい仕事に振り回されることはないです。
▼クローズ・リストの処理中に、新しい仕事に振り回されることはない
- 「マニャーナの法則」の手順は、ステップ1「今日、新たに発生した仕事を集めておく」ステップ2「仕事を類別する」ステップ3「類別した方針に従って、翌日まとめて処理する」。
- まとめて処理することで、処理効率を上げられる。クローズ・リストの処理中に、新しい仕事に振り回されることはない。次の日にまとめて処理すること。
手間のかかるタスクはプロジェクトとして片付ける
相手からのメッセージに何らかの返信メッセージを返して、コミュニケーションを完了させることで仕事も完了します。
しかし、こうしたコミュニケーションが仕事のすべてではないです。 「レポートを提出してほしい」とか「プロジェクトを引き受けてほしい」といったメッセージの場合は、返信したからといって仕事が完了するわけではないからです。これが 「タスク」です。
プロジェクトの立ち上げ、クライアントの要望、約束、ニーズの発生などがタスクを生み出します。タスクには簡単なものとそうでないものがあります。「手間のかかるタスク」は”その場で終わる仕事”ではないです。なぜ、すぐに終わらないかといえば、「手間のかかるタスク」は、細かいタスクの集合体だからです。
ですから、「手間のかかるタスク」は「プロジェクト」と呼ぶのがふさわしいのです。タスクが「より細かいタスク」に分解できるなら、分解する前のタスクはプロジェクトになります。
このタスクは、「現状を分析する」「アウトラインを設計する」「序文(じょぶん)を書く」と、分解できます。タスクにするか、プロジェクトにするかはあなた次第です。
要は、一度で終わらせるならタスクです。そして複数のタスクに分解して、一部だけ終わらせるならプロジェクトです。
時間がない時や抵抗感が大きい時には、タスクの分解がすぐに仕事に取りかかる有効な手段になります。ぜひ、使い分けてください。
▼タスクにするか、プロジェクトにするかはあなた次第
- タスクが「より細かいタスク」に分解できるなら、分解する前のタスクはプロジェクトになる。タスクにするか、プロジェクトにするかはあなた次第。
- 要は、一度で終わらせるならタスク、複数のタスクに分解して、一部だけ終わらせるならプロジェクト。時間がない時や抵抗感が大きい時には、タスクの分解がすぐに仕事に取りかかる有効な手段になる。
まとめ
マーク・フォースター 青木高夫訳】
- 「忙しいだけの仕事」を捨てる
- すぐやらずに、一度考える
- 何か頼まれた時のとりあえずの反応を「イエス」から「ノー」に変える
- 最強のマネジメント・ツール「クローズ・リスト」を使う
- チェック・リストを細分化して項目を増やす
- 最優先の仕事をファースト・タスクにする
- 「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」と考える
- 手間のかかるタスクはプロジェクトとして片付ける
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