「無駄ゼロ、生産性を3倍にする 最速で仕事が終わる人の時短のワザ」著者　伊庭正康

こんにちは、あっきーです！

一つの仕事をどれだけ早く終わらせても、どんどん次の仕事が舞い込んできたり、他の人から頼まれたりします。仕事の処理力を高めることは大事ですが、本質的ではないです。それは時間の奴隷になっているだけです。自分のことを自分で管理できていない状態です。

本質的に改善するためには、時間に対する主導権を持つことです。つまり、自分の好きなように時間を使えるようになるということです。

時間に対する主導権を持つと、家族や友人といった、大切な人と過ごす時間を優先することもできます。また、平日であっても、スキルアップのための勉強時間を確保し、趣味の時間も楽しむことが出来ます。

時間に対する主導権を持つためには、仕事をこなしていくうえで発生するムダを徹底的に取り除きながらも、生産性を上げるようなコツが必要です。

今回は無駄がなくなり、最速で仕事が終わる10個の方法を解説していきます。このブログがタメになった、参考になった方はコメントをお願いします。

仕事はスピードと丁寧さを重視する

どこの企業でも評価が高いビジネスパーソンは、どちらもできている人です。

ムダに丁寧すぎて遅くなると、相手にとっても迷惑です。仕事が速くてもミスや誤字が多いと、確実に信用を失います。効率的に仕事を終わらせようとして、スピードばかりを重視している人は多いと思います。逆に、納期ギリギリまで丁寧に仕事をすることを大切にしている人も多いです。
しかし、どちらかを選択していては評価されません。評価される人は、どんなに忙しくてもスピードと丁寧さの両方を満たす人です。スピード重視の人の欠点は、誤字やミスが多いことや後のことを考えて、先手を打つ行動ができない、いつもバタバタしていて話す余裕がない、という事が挙げられます。

丁寧さ重視の人の欠点は、メールの返信が遅い、打ち合わせが長い、良かれと思い仕事を増やす傾向がある、という事が挙げられます。結果的に、これでは評価されません。ムダを省いて時短をしようとしても、求められるのはスピードと丁寧さの2つです。どちらかだけを優先して行動しているビジネスパーソンが多いです。
不安になる人もいるかもしれませんが、「ムダなことをしない」と決めればうまくいきます。

▼スピードも丁寧さもどちらも重要

• どこの企業でも評価が高いビジネスパーソンは、スピードも丁寧さもどちらも兼ね備えている人。評価される人は、どんなに忙しくてもスピードと丁寧さの両方を満たす人。どちらかだけを優先して行動しているビジネスパーソンが多い。
• まずは、スピードも丁寧さも、どちらも軽く見てはいけないということを認識する。

「見えないムダ」を見つける

この3つの中でムダな作業は何かわかりますか?

それは、「付随作業」と「ムダ作業」です。効率化のセオリーは決まっています。1日の仕事の多くを占める「付随(ふずい)作業」を短縮して、大事な「主作業」にパワーを集中させるだけです。
「主作業」とは、職務のメイン業務です。営業職であれば商談が主作業にあたります。管理職であれば部下とのコミュニケーションが主作業にあたります。この主作業は削らず、むしろ増やす方がいいです。

「付随(ふずい)作業」は職種にもよりますが、主に会議や資料作成、移動などがあたります。ここを削減することが時短のカギになります。「ムダ作業」とは、待機時間やSNSチェック、ミス対応のような作業です。あなたにとって何が「付随(ふずい)作業」「ムダ作業」なのかを意識してください。

きっとどれだけ価値のないことに時間を使っていたか気付くはずです。

▼「ムダ」を見つけて「主作業」にパワー集中！

• あなたがやっている仕事を次の3つに分けると、見えないムダが簡単に分かる。
  1「主作業」・・・増やせば成果、評価が上がる価値ある業務
  2「付随作業」・・・主作業をするために必要な業務
  3「ムダ作業」・・・何にも貢献しない業務
  この3つの中でムダな作業は「付随作業」と「ムダ作業」。効率化は、1日の仕事の多くを占める「付随作業」を短縮して、大事な「主作業」にパワーを集中させること。

「ECRS(イクルス)の法則」を実践する

この順番でどんどんムダを無くしたり、業務を簡単にしていきます。最も効果が大きいのは「排除」です。ムダなことをやめることが一番効果があります。ムダなことを頑張ることほど、意味のないことはありません。

▼「ECRS(イクルス)の法則」で無駄を削減

• 「ECRS(イクルス)の法則」とは、次の4つのステップで無駄を削減すること。
  Step1:排除
  Step2:結合
  Step3:変更
  Step4:単純化
• 最も効果が大きいのは「排除」。ムダなことをやめることが一番効果がある。ムダなことを頑張ることほど、意味のないことはない。

優先順位を正しくつける

優先順位をつける時は、緊急度と重要度の2つの軸だけを基準に考えます。

そして、最優先にするのは緊急度と重要度が高いタスクです。では、2番目に優先すべきは何かというと、緊急度が低く重要度が高いものです。

この領域は、あなたの「未来への投資時間」です。ここを後回しにしてしまうと、キャリアアップのチャンスを失う可能性があります。
未来への投資時間とは何かというと、知識を獲得するために勉強時間を確保したり、未来に備えた改善や準備をしたりすることです。多くの人は、緊急度が高く重要度が低いものに手を付けがちです。情報共有だけの定例会議や評価に影響しない資料作成などです。この部分は、隙間時間に処理することをオススメします。
未来への投資時間を意識すると、ムダな急ぎの仕事に振り回されている場合ではない、と認識できるはずです。

▼優先順位をつける時は緊急度と重要度の2つの軸だけ

• 優先順位をつける時は、緊急度と重要度の2つの軸だけを基準に考える。最優先にするのは緊急度と重要度が高いタスクで、2番目に優先すべきは緊急度が低く重要度が高いもの。
• この領域は、あなたの「未来への投資時間」。ここを後回しにしてしまうと、キャリアアップのチャンスを失う可能性が。

「If-Then(イフゼン)プランニング」を使う

そんなときは、「If-Then(イフゼン)プランニング」を使ってください。やり方はとても簡単で、「もし〇〇するなら、迷わず▲▲する」と決めておくだけです。

心理学でいう「条件付け」を利用したものになります。これを実践すると、レポート課題への取り組みは2.3倍、運動習慣は2.5倍も高まるとの研究結果が出ています。動きたいのにモチベーションが上がらない、やる気が出ない、そんなジレンマを感じやすい人にオススメの方法です。
例えば、「不安を感じたら、迷わずリスクを書き出す」「隙間時間ができたら、迷わずメールを返す」「言いにくい問題があるなら、迷わず報告する」のような感じです。

▼「If-Thenプランニング」の活用でモチベーションUP!

• 「If-Then(イフゼン)プランニング」とは、「もし〇〇するなら、迷わず▲▲する」と決めておくこと。
• 動きたいのにモチベーションが上がらない、やる気が出ない、そんなジレンマを感じやすい人にオススメの方法。

5分で終わる仕事は、この瞬間に終わらせる

メールの返信や時間の調整、会議の予約など、些細な業務をためてはいけません。些細な業務でも「塵も積もれば山となる」で、この滞留が残業の原因にもなります。
10分かかりそうな業務であっても、「5分で終わらせられないか」と短縮策も考えてみてください。「長文ではなく短文で簡潔にまとめる」「1から作業をせずに過去の資料を流用する」「回答の期限だけ返信しておく」など、可能な限り工夫を考えて実行してください。
その瞬間で済ませられることは、意外と多くあります。

明日の自分にツケを回さないように、細かな業務をためないことを習慣にしてください。

▼明日の自分にツケを回さない

• 5分以内で終わることなら、この場でやってしまうこと。些細な業務でも「塵も積もれば山となる」で、この滞留が残業の原因に。また、10分かかりそうな業務であっても、「5分で終わらせられないか」と考えることも大切。
• 明日の自分にツケを回さないように、細かな業務をためないことを習慣にする。

学んだことを人に教えること

本を100冊読んだからと言って、内容を忘れてしまっては意味がありません。メモをしてもなかなか読み返さず、そのまま忘れてしまうことは誰にでもあることです。

学習したことを定着させるために効果的な方法は、「人に教える」ことです。人に教える際に、学んだことの整理をするため確実に記憶に定着するのです。是非、同僚に教える機会を作ったり、相手がいないなら学んだことをいつでも人に伝えられるようまとめておいてください。

▼学んだことは「人に教える」ことで定着する

• 学習したことを定着させるために効果的な方法は、「人に教える」こと。人に教える際に、学んだことの整理をするため確実に記憶に定着する。
• 学んだことをSNSでシェアしたり、一人で語ってみるのも有効な方法。

1分の隙間時間も活用する

予め、「1分、5分、10分あれば何ができるのか?」を決めてください。たった1分でもできることは意外と多いです。
例えば、1分あればスマホの音声入力を使ってメールの返信もできますし、予定やメールチェック、ニュースをチェックして情報収集もできます。

5分あれば、軽い打ち合わせやデスクの片づけ、会議室や店の予約なども可能です。10分あれば、パソコンを使った文書作成などの作業やオンラインでの打ち合わせもできます。

意識してみると隙間時間にできることは意外と多いです。会議が始まるまでの時間やホームで電車を待つ時間、エレベーターを待つ時間にできることはあります。

こうした行動によって、飛躍的に生産性があがっていきます。

また、できることを予め考えておくと、ふいに隙間時間ができたときに「今何ができるか?」と考える習慣ができるようになります。今まで意味もなくスマホをいじったりして、時間を無意識に無駄にしている人はすぐ実践してみてください。

▼隙間時間に「何ができるのか」考える習慣を

• 予め、「1分、5分、10分あれば何ができるのか?」を決めておく。こうした行動によって、飛躍的に生産性があがる。
• できることを予め考えておくと、隙間時間ができたときに「今何ができるか?」と考える習慣ができるように。

人にお願いできる人になる

しかし、一人でできるということは、自分のできる範囲の仕事しかしていないという危険もあります。一人でやると必ず盲点が出てきます。あなたが一人で仕事を回せると思っているのなら、周囲は「物足りない」と感じているかもしれないです。

一人の限界を超えるために、助けを求められる人になっておくことも重要なスキルです。必要に応じて人の力を借りると、仕事の質は高まります。

得意なことは人によって違うため、あなたができないことでもチームの誰かができるかもしれないです。遠慮せずにお願いできる人になってください。
しかし、人に任せた方が速いと分かっていてもできないこともあると思います。そんな時は、「一人でやったほうがいいこと」と「周囲にお願いすべきこと」の仕分けの基準を持っておくといいです。

「自分がやらなくても結果に影響しないこと」は他の人に任せた方がいいです。この基準を持つと自分がやった方が速いと思うことも、誰かに任せた方が「結果に影響するタスク」にかける時間を確保できると分かってきます。自分がやらなくていいことや助けてくれるスタッフが周りにいるなら、お任せしてみてください。

あなたは結果に影響することに時間を費やしてください。

▼自分がやるべき仕事の仕分け基準を持つ

• 一人でできる仕事とは、自分のできる範囲の仕事しかしていないということ。必要に応じて人の力を借りると、仕事の質は高まる。
• 人に任せた方が速いと分かっていてもできないこともある。そんな時は、「一人でやったほうがいいこと」と「周囲にお願いすべきこと」の仕分けの基準を持つ。

お願いしやすい関係を作っておく

関係性には5つの段階があります。「警戒」から「安心」、そして「親しみ」、さらに「信用」「信頼」への5段階です。

「親しみ」の段階で満足するのではなく、「信頼」のレベルの関係を何人と結んでいるかを意識しておくことです。信頼関係を結ぶために、やることはとても簡単です。日頃から、見返りを求めない行動を取ることを考えてください。とにかくギブする行動をどれだけ取っているかで、その人の信頼が高まっていきます。困っていそうなら声をかける、弱っていそうなら力になってあげる、時には何か差し入れするのも効果的です。

人は敏感なので、あなたの行動の意図を見抜こうとします。しかし、そこに見返りがないとしたら、今度は相手が力になりたいと思うはずです。

▼関係性には5つの段階がある

• 人に協力をお願いするときに、「迷惑をかけるのではないか」と思っている人は多い。関係性には5つの段階があり、「警戒」「安心」「親しみ」「信用」「信頼」。「信頼」レベルの関係を何人と結んでいるかが重要。
• 信頼関係を結ぶためにやることは、見返りを求めない行動を取ることです。とにかくギブする行動をどれだけ取っているかで、その人の信頼が高まっていく。

まとめ