『無駄な仕事が全部消える 超効率ハック 最小限の力で最大の成果を生み出 す』 羽田 康祐

こんにちは、あっきーです！

真面目で誠実な人であるほど「ちゃんと仕事をしよう」と考えがちです。

一方で、生産性の向上や働き方改革が叫ばれています。ワークライフバランスやメンタルヘルス、子育てのことを考えると「生産性の低さを努力でカバーする」ことは許されない時代になっています。

今、多くのビジネスパーソンに求められているのは、「努力をすること」以上に「努力しなくてすむ工夫」です。2020年の新型コロナ騒動により、多くの企業でリモートワークが広がりました。

これを機会に「仕事の量」から「仕事の質」へと転換しなければならないです。

このブログでは仕事の生産性を上げたい人のために、この本で紹介されている57個の中から僕が厳選した10個を解説していきます。このブログを観て勉強になった、為になったと思った人はコメントください。

自分でコントロールできる時間を増やす

「時間に追われている状態」や「時間を切り売りしている状態」とは、人生そのものを削り取られている状態と同じです。

「他人に振り回される時間」を減らし、「自分でコントロールできる主体的な時間」を増やしてください。

そのためのポイントが2つあります。

1つ目は仕事に当事者意識を持ちます。「時間に追われる」と感じる原因の1つが、当事者意識の足りなさにあります。言われたことしかできない「受け身の姿勢や」「指示待ち」の状態は、他人に振り回される精神的な負担を感じます。一方、当事者意識を持つことで「他人事の仕事」が「自分事の仕事」に変わります。すると「どう解決すればいいのか?」など、自分の頭で考える習慣が身につきます。そのため、「考える力」が鍛えられていきます。
2つ目は他人と比べないことです。他人と比べて「優秀か」、「成果を出しているか」という比較です。上には上がいる以上、常に「自分は負けている」という負の感情で時間を満たします。これは他人に時間を奪われて状態なので、もったいないです。

▼「自分でコントロールできる主体的な時間」を増やす

• 「時間」は人生にとって最も貴重な資源。「他人に振り回される時間」を減らし、「自分でコントロールできる主体的な時間」を増やす。
• ポイントが2つ。1つは仕事に当事者意識を持つこと。2つ目は他人と比べないこと。自分と何かを比べるのであれば、「昨日の自分」と比べるように。

無駄に悩まないためにルールに従って決める

それは、よくあることだと思います。未来のことを完全に予測するのは不可能なので、どこかの段階でベストと思える判断をしてください。そのためのポイントが3つあります。

▼未来のことを完全に予測するのは不可能

• 未来のことを完全に予測するのは不可能なので、どこかの段階でベストと思える判断を。そのためのポイントが3つ。
  1つ目は「判断の正しさ」より「判断の早さ」を意識
  2つ目は「判断する期限」を決める
  3つ目は「判断後のアクション」に集中

「目的」のために、無駄な「手段」を捨てる

例として「PCの文字入力スピードを上げるために、辞書登録機能を使う」などが挙げられます。どんなに時短テクニックを駆使しても、その作業自体が必要のない作業だったとしたら意味がないです。

仕事が早い人は、作業スピードが速い人ではないです。必要のない作業を見極めて、やめてしまえる人です。必要のない作業を見極めるポイントは2つあります。
1つ目は「今やろうとしていることは、そもそも目的に対して役に立つのか?」を考えます。人は誰でも、作業に没頭すればするほど「手段の目的化」が起こり、本来の目的を見失います。それが、「手段の目的化」です。例として、情報収集していたら、本来の目的とは関係がないものの発見し、追求することです。「今やろうとしている手段は、そもそも目的に対して役に立つのか?」を意識的に考えてください。
ポイント2つ目は「今やろうとしていることを、別の手段で楽にできないか?」を考えます。「手段の目的化」が起こると、人はその手段以外のやり方を想像できなくなります。本来もっとラクなやり方があるにもかかわらず、別の可能性に目が向けづらくなります。

例えば、社内会議で使用する資料の印刷についてです。効率的に資料印刷するには「事前に十分な用紙を補充しておく」などの工夫ができます。
しかし、資料を印刷する目的が「社内会議で情報を共有すること」なら、「プロジェクターで映す」ことで事足ります。そうすれば、「資料を印刷する」という作業がなくなります。目的を押さえておくことで、アイデア次第で作業を楽にできます。

▼必要のない作業を見極めるべき

• 仕事が早い人は、必要のない作業を見極めて、やめてしまえる人。必要のない作業を見極めるポイントは2つ。
  1つ目は「今やろうとしていることは、そもそも目的に対して役に立つのか?」を考える。
  2つ目は「今やろうとしていることを、別の手段で楽にできないか?」を考える。「目的を押さえておくことで、アイデア次第で作業を楽にできる。

中途半端な状態で確認していく

そして、やり直しを命じられた経験があると思います。完成形のイメージが上司の考え方とずれていたら、締め切りギリギリになって大きなやり直しが発生します。

段階を区切って、小刻みに上司に確認してもらう習慣をつけてください。10%の状態で一度確認してもらえれば、方向性が間違っていても時間のロスは10%です。「初めからやり直し」を防ぐポイントは3つあります。

▼「初めからやり直し」を防ぐポイントは3つ

• 段階を区切って、小刻みに上司に確認してもらう習慣をつける。「初めからやり直し」を防ぐポイントは3つ。
  1つ目は事前に上司に断りを入れておくこと
  2つ目は確認の際に、所要時間を伝えること
  3つ目は進捗確認のタイミングごとに「結論の仮説」を上司に伝えておく

「曖昧」を潰すことで無駄を消す

「すぐに」、「早く」などの形容詞は・副詞は誤解を生む温床になりがちです。

「なるべく数字で伝える」ことをしてください。特に、数字で伝えることが有効なのは4つあります。
ポイント1つ目は期限です。「資料の提出期限は今日中なので、よろしく」と相手に伝えたとします。「就業時間が終了する17時までというつもりで伝えました。相手は「今日の日付が変わる夜中の24時まで」と誤解しているかもしれないです。今後、リモートワークが進むと「就業時間」という概念自体が希薄になります。「数字で期限を確認する習慣」は重要性を増します。

ポイント2つ目は所用時間です。上司に相談する際に「10分だけ時間をください」と所要時間を伝えます。上司からすれば「10分ですむ軽い相談であること」が事前にわかります。スキマ時間を見つけて相談に乗ってくれます。

ポイント3つ目は進捗です。上司から「あの資料、どこまで進んでる?」と聞かれたとします。「あと少しで、完成です」という返答は誤解が生まれます。「進捗」を伝える場合には数字に置き換えて説明します。
ポイント4つ目は分量です。「簡単に資料をまとめといて」と誰かに頼まれたとします。自身は「簡単な」は、「10枚程度の資料」かもしれないですが、頼んだ相手は「1枚程度の資料」を想像しています。認識のズレが、9枚分の資料作成時間を無駄にします。

▼形容詞・副詞は誤解を生む温床

• 言葉はさまざまな表現の仕方がある。その解釈が1つでなかったりするので、余計な作業が発生。「すぐに」、「早く」などの形容詞・副詞は誤解を生む温床になりがち。「なるべく数字で伝える」特に、数字で伝えることが有効なのは4つ。期限、所用時間、進捗、分量。

「判断」するための情報のみ集める

情報収集に時間をかけすぎて、締め切りギリギリになった経験があると思います。真面目で几帳面な人であるほど、「情報を完璧に集めること」自体が目的になりがちです。

情報収集は「判断」の役に立って初めて価値を持ちます。情報収集では、「判断に役立つ必要最小限の情報は何か?」を見極めてください。そのうえで、優先順位の高い情報から順番に集めていきます。少ない労力で「判断に役立つ」情報を収集することができます。

意識しておきたいポイントは2つあります。

▼優先順位の高い情報から順番に集めていく

• 情報収集では、「判断に役立つ必要最小限の情報は何か?」を見極める。そのうえで、優先順位の高い情報から順番に集めていく。
• 意識しておきたいポイントは2つ。1つ目は「情報収集の目的」を明確にすること。2つ目は「仮説」を明確にしておくこと。

使える情報かどうかの判断基準を持つ

一通りの情報収集を終えたら、素早く情報の取捨選択することが重要になります。
情報の取捨選択をする際に、次の2つのステップがあります。
ステップ1はいち早く使える情報の確認です。一通りの情報が集まったら、すべての情報を読み込む前に、使える情報の有無を確認するのが大切です。「使える情報」は「仮説」の裏付けに役立つ情報のことを指します。関連するレポートを読む際に、まずは、目次を見ます。そして、使える情報が掲載されていそうなページのみを確認することが鉄則です。
ステップ2は情報の信憑性を評価します。収集した情報は、物事を判断するうえでの根拠になっていきます。もし間違いがあれば判断を誤ります。意識しておきたい視点は4つあります。

▼収集した情報は、物事を判断するうえでの根拠になる

• 情報の取捨選択をする際に、次の2つのステップ。ステップ1はいち早く使える情報の有無を確認する。一通りの情報が集まったらすべての情報を読み込む前に、使える情報の有無を確認するのが大切。ステップ2は情報の信憑性を評価。収集した情報は、物事を判断するうえでの根拠になっていく。

生きた学びを手に入れる

ポイント1つ目はインプットした知識を、自分の言葉に置き換えることです。知識をそのまま理解するだけでは「他人から与えられた知識の暗記」に過ぎないです。インプットした知識を「自分の言葉に置き換えて理解する」プロセスを踏みます。「自分の経験」や「自分を取り巻く環境」などに関連付けて理解することができます。そのため、忘れにくくなります。
ポイント2つ目は具体例を探すことです。「価値」の具体例として「商品価値」などが挙げられます。「価値」という言葉を「価値=相手に提供できる喜びの度合い」のことと自分の言葉で理解します。そうすることで「商品価値=商品がお客様に提供できる喜びの度合い」と表現できます。たった1つの学びから自分の言葉でアウトプットできる範囲が大きく広がります。
ポイント3つ目はアウトプットからフィードバックを得ることです。アウトプットは「人に伝える」行為を伴います。周囲からのフィードバックを受けやすく、「自分に足りない知識」を見極めやすくなります。

▼学びの意識を「インプット重視」➡「アウトプット重視」にスイッチ！

• 学びの意識を「インプット重視」から「アウトプット重視」にスイッチすると学びの生産性が上がる。
• ポイント1つ目はインプットした知識を、自分の言葉に置き換える。
  ポイント2つ目は具体例を探す。「価値」という言葉を「価値=相手に提供できる喜びの度合い」のことと自分の言葉で理解する。
  ポイント3つ目はアウトプットからフィードバックを得る。

行動することで経験値を上げる

「勘所」や「ニュアンス」を含めて自分オリジナルの知見になります。

経験は知識と異なり「行動を起こす」となると勇気がいります。そこで2つのことを意識してください。

▼「経験」は「知識」と比べて希少価値が高い！

• 「経験」は「知識」と比べて希少価値が高い。「勘所」や「ニュアンス」を含めて自分オリジナルの知見に。経験は知識と異なり「行動を起こす」となると勇気がいる。
• ポイント1つ目は打席に立つこと。「経験」は知識の取得だけでは得られない学びと精神的成長をもたらしてくれる。
  ポイント2つ目は致命的な失敗をイメージすること。「社内の大きなプロジェクト」を任されたとします。最も致命的な失敗は「プロジェクトが途中で頓挫してしまう」こと。

文殊の知恵を手に入れる

時間をかけるほど、どんどん煮詰まっていきます。

そこで意識するのが「自分の頭を使う」だけでなく「チームメンバーの頭を使う」ことです。チームメンバーと一緒に考えれば、同じ物事を違う視点でとらえることができます。その際に意識するポイントが2つあります。

ポイント1つ目は多様なメンバーの力を借りることです。「自分1人で考える」ことは「自分の過去の延長線上で答えを出します。過去の延長線上では現状を打破するようなアイデアは生まれにくいです。多様なチームメンバーのアイデアに耳を傾けます。これまで頭になかった創造性の高いアイデアが生み出せます。

ポイント2つ目は寛容性を重視することです。「寛容性」とは、自分とは異なる意見や考えをいったんは受け入れることです。

▼「自分の頭を使う」だけでなく「チームメンバーの頭を使う」

• 意識するのが「自分の頭を使う」だけでなく「チームメンバーの頭を使う」こと。チームメンバーと一緒に考えれば、同じ物事を違う視点でとらえることができる。その際に意識するポイントが2つ。
  1つ目は多様なメンバーの力を借りる。
  2つ目は寛容性を重視。

まとめ

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▼書籍の紹介

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